Кто такой секретарь

миниатюра кто такой секретарь

Обязанности секретаря

Независимо от того, существует ли секретарь для начальника или же всей команды, занимающему данную должность всегда необходимо проявлять готовность и способность работать независимо. Представление о секретаре, как о простом получателе заданий, больше не верна.

Как помощник по управлению, сегодня он является правой рукой своего руководителя, которая способна действовать независимо. Будучи помощником отдела или компании, секретарь каждый день создает фонд для каждого в команде, чтобы сосредоточиться на задачах и выполнить свою работу.

Когда речь идет о профессии секретаря, многие люди имеют довольно хорошее представление о его типичных задачах: набирать бизнес-письма, стенографировать на собраниях, хранить файлы, копировать документы и, конечно же, делать кофе. Проблема только в том, что эта картина неправильная. Некоторые из описанных обязанностей являются клише, а то, что остается после вычитания предрассудков, уже не актуально.

Классические обязанности секретаря:

  • управлять электронной почтой;
  • заказывать канцелярские принадлежности;
  • отвечать на телефонные звонки;
  • ухаживать за гостями;
  • писать деловые письма;
  • создавать документы и контракты;
  • создавать графику и презентации;
  • поддерживать сайт.

 

Вряд ли любой другой профиль работы так сильно изменился в процессе глобализации, как у секретаря. Эта профессия уже давно стала информационным и координационным центром департамента или всей компании. Секретарь менеджера самостоятельно контролирует процессы и проекты.

Эти изменения также отражены в новых терминах, которые варьируются от ассистента до административного помощника. Тем не менее, многие различные названия должностей также показывают, насколько большим на сегодняшний день является круг задач секретаря.

Дальнейшее развитие описания должностных обязанностей только начинается: цифровые технологии делают многие из классических секретарских функций в компаниях излишними.

Это не только меняет повседневную жизнь работника, но и может повлиять на отношения между начальником и помощником. Однако, независимо от того, каким будет будущее, ясно то, что секретарь является и остается одной из самых захватывающих и разнообразных должностей.

Разные задания

От автомобильной промышленности до сектора здравоохранения, от государственной службы до крупных международных банков – секретари ежедневно ведут свою деятельность и работают на предприятиях и в учреждениях. Трудно идентифицировать четко определенное поле задач.

То, что делает секретарь в профессиональной жизни, зависит не только от отрасли, но и от размера компании. В небольшой фирме, состоящей из нескольких сотрудников, он часто является одиноким волком, обрабатывая все административные задачи от офисного общения и учета до управления персоналом.

Секретарь также заботится о клиентах и является контактным лицом для решения всех проблем, касающихся и коллег в том числе. В крупных корпорациях, где отдельный помощник работает для определенного отдела или менеджера, область задач намного понятнее, а профиль более специализирован.

Решающим фактором является также интернационализация. Если компания работает в глобальном масштабе, большая часть ежедневного служебного общения происходит на английском или другом иностранном языке. И последнее, но не менее важное: личность и возраст руководителя определяют, какие требования и пожелания он имеет для своего помощника.

Секретарь представляет компанию извне

Зачастую секретарь также выполняет функцию гейткипера для своего начальника, потому что звонки, сообщения и информация, предназначенная для него, сначала приходит к секретарю.

Это делает его первой точкой контакта не только для коллег, но и для клиентов, а также деловых партнеров. Секретарь выступает в качестве представителя компании и, таким образом, оказывает большое влияние на внешнее воздействие.

Ответственная работа обязательна

Для секретаря это означает еще большую ответственность. Его роль в качестве привратника и советника начальника становится все ближе к центру внимания. Секретарь постоянно фильтрует поток информации и всегда привлекает внимание менеджеров, сортирует и классифицировать информацию, необходимую для принятия решений.

Он также делает свои собственные рекомендации. Кроме того, из-за высокой рабочей нагрузки многие менеджеры больше не могут выполнять свою фактическую задачу по управлению персоналом.

Помощник востребован в качестве рупора для своего руководителя, посредничества между руководством и сотрудниками, передачи информации, а также выявления проблем на ранней стадии. В результате этого, секретарь все чаще становится основным центром связи компании.